☰ Menu Prawe Menu ☰
PSSE Polkowice
Grafika zawierająca herb PSSE Polkowice

Czwartek 26.11.2020

A A A A
A A+ A++
zaawansowane

Przyjmowanie i załatwianie spraw


Przyjmowanie i załatwianie spraw

Przyjmowanie i obieg korespondencji wpływającej

   1. Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, sekretariat sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia, sekretariat sporządza adnotację na kopercie lub opakowaniu  oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.


   2. Przesyłki specjalnego rodzaju / telegramy, telefonogramy, dalekopisy, faksy, poczta elektroniczna, pisma organów naczelnych, paczki, listy polecone, przesyłki wartościowe / sekretariat wpisuje do rejestru przesyłek specjalnego rodzaju wg wzoru ustalonego przez pracownika ds. organizacyjnych w stacji , sporządza o tym adnotację w obrębie pieczęci wpływu i bezzwłocznie doręcza adresatom za pokwitowaniem. Na telegramach, telefonogramach i dalekopisach oprócz daty wpływu zamieszcza się godzinę i minutę przyjęcia , a na telefonogramach także imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe nadającego i przyjmującego.
       

  3. Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki,  z  wyjątkiem:
   1/  adresowanych imiennie , które przekazuje adresatom,
   2/  zawierających informacje niejawne , które przekazuje odpowiednio   kancelarii tajnej i adresatom ,
   3/ wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub komórce  organizacyjnej za pokwitowaniem,
   

 4. Jeżeli po otwarciu koperty nie oznaczonej na zewnątrz napisem zastrzeżone okaże się , że przesyłka zawiera wiadomości stanowiące tajemnicę służbową , należy bezzwłocznie przekazać ją w zamkniętej kopercie właściwej do jej odbioru osobie lub komórce organizacyjnej , z adnotacją o przyczynie otwarcia koperty.


   5. Ujawnione przy przesyłkach lub pismach nie oznaczonych jako wartościowe pieniądze , znaczki skarbowe itp., walory po komisyjnym ustaleniu ich ilości  i wartości oraz wpisaniu do książki depozytowej , składa się do kasy podręcznej w sekretariacie . a pismo opatruje pieczęcią depozytową i przesyła do właściwej komórki organizacyjnej , która zarządzi dalsze postępowanie z depozytem.

  

6. Po otwarciu koperty sprawdza się:
1/ czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,
2/ czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki.

  7. Brak załączników lub otrzymanych samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku / należy kopertę celem ustalenia adresata /.

  8. Koperty z nie naruszonym znaczkiem pocztowym / stemplem pocztowym / dołącza się tylko do pism :
1/ o charakterze niejawnym , wartościowych , poleconych , ekspresowych , za   dowodem  doręczenia ,
2/ dla których istotna jest data nadania / stempla pocztowego / , np. skargi ,   odwołania itp.,
3/ w których brak nadawcy lub daty pisma ,
4/ mylnie skierowanych ,
5/ załączników nadesłanych bez pisma przewodniego ,
6/ w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością.
  

   9. Potwierdzenie     otrzymania   pisma     kancelaria    wydaje     na     żądanie
składającego pismo.
  

   10.  Korespondencję     mylnie     doręczoną   / adresowaną do innego adresata /   zwraca   się   bezzwłocznie  do urzędu  pocztowego  lub  punktu  wymiany korespondencji.

    11.  Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji umieszcza
się w górnym lewym rogu pierwszej strony / na korespondencji przekazywanej bez otwierania na przedniej stronie koperty / pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania .
 

  12. Po wykonaniu czynności określonych w pkt. 1 11 , sekretariat segreguje wpływającą korespondencję i przekazuje dyrektorowi lub jego zastępcy.
 

 13. Kancelaria jest stałym punktem wymiany korespondencji przeznaczonej do
       obiegu wewnętrznego.


Przeglądanie i przydzielanie korespondencji wpływającej

1. Wszelką  otrzymaną  korespondencję   sekretariat   wpisuje   do   dziennika  wpływu i przekazuje do Dyrektora lub Zastępcy Dyrektora PSSE.

2.Dyrektor lub jego zastępca dokonując przeglądu nadesłanej korespondencj  określa, którą załatwia sam,   pozostałą   kieruje  do   załatwienia przez    
         właściwe oddziały bądź stanowiska pracy .
    

 3. Na   przeglądanej   korespondencji   przewidzianej   do  załatwienia   przez   komórki merytoryczne bądź samodzielne stanowiska pracy ,  dyrektor  lub 
      jego zastępca umieszcza :
         1/ datę parafowania ,
         2/ sposób załatwienia sprawy ,
         3/ termin załatwienia sprawy ,
         4/ określenie symbolem literowym komórki załatwiającej sprawę / HK, HP

 

3. Korespondencję przejrzaną i zwróconą przez Dyrektora , pracownik sekretariatu dzieli zgodnie z dyspozycjami .

4. Kierownicy komórek merytorycznych dokonują przeglądu korespondencji i wyznaczają referentów załatwiających sprawę .

5. Jeżeli korespondencja  dotyczy  spraw  wchodzących  w  zakres  działania / czynności /   różnych    komórek    organizacyjnych    lub   pracowników
przekazuje   się   ją   komórce   lub    pracownikowi  ,   do   której   należy załatwienie sprawy w podstawowym zakresie .

Wewnętrzny obieg akt

Typowy obieg akt jest następujący :


1.  Sekretariat przyjmuje przesyłki dostarczane przez pocztę, złożone przez interesantów itp.,

2. Sekretariat przedkłada otrzymaną korespondencję do wglądu Dyrektorowi / Zastępcy Dyrektora / Stacji , a następnie rozdziela ją do poszczególnych komórek organizacyjnych celem załatwienia ,

 

3. Kierownik komórki organizacyjnej przegląda przesyłki i rozdziela je referentom , instruktorom , asystentom do załatwienia merytorycznego sprawy ,

4. Dyrektor lub zastępca podpisuje czystopis ,

 

5. Sekretariat wysyła podpisane czystopisy pod wskazany adres , a kopie zwraca  komórce merytorycznej .


 
 
liczba odwiedzin: 244784

Biuletyn Informacji Publicznej wykorzystuje pliki cookies.

Korzystanie z serwisu oznacza zgodę na ich zapis lub odczyt zgodnie z ustawieniami przeglądarki.

X